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Flux — Admin : Étudiants & Documents

Guide pratique : qui fait quoi, dans quel ordre. Pas de détail technique ici — voir la documentation technique du site si besoin.

1. Import CSV des étudiants

Qui : Admin

  1. Télécharge le modèle de fichier (colonnes attendues).
  2. Choisit le type d'import (étudiants, ou scores Tepitech) et le fichier.
  3. Le site détecte automatiquement les colonnes du fichier et propose une correspondance (modifiable avant envoi).
  4. Import — le campus de chaque étudiant est déduit automatiquement de sa ville d'étude.
  5. Un rapport signale les colonnes manquantes s'il y en a.

2. Validation d'une inscription publique en attente

Qui : Admin — suite du flux étudiant 1

  1. L'admin voit la liste des inscriptions en attente.
  2. Vérifie que les informations sont correctement remplies.
  3. Valide (l'étudiant reçoit un email + son badge de présence) ou rejette (avec motif, envoyé par email).

3. Migration de classe / validation du diplôme

Qui : Admin

  • Migration : sélectionne des étudiants → les fait passer à une nouvelle classe/année.
  • Diplomation : marque une sélection d'étudiants de dernière année comme diplômés (raccourci "sélectionner toute la classe"). Une fois diplômé, l'étudiant reçoit une attestation de scolarité à la place du certificat habituel.
  • Annuler un diplôme (depuis la fiche d'un étudiant précis) : si un diplôme a été validé par erreur, un admin peut l'annuler. Avant de confirmer, le site affiche la liste des documents liés à ce diplôme (ex. l'attestation de scolarité) qui seront définitivement supprimés si l'admin continue. Une fois confirmé : les documents concernés sont supprimés, et l'étudiant reçoit un email l'informant que ces documents ne sont plus valides.

Opération manuelle obligatoire, à refaire chaque année — rien n'est automatique

Le passage à l'année scolaire suivante (par exemple : afficher "2025/2026" comme année dans les documents) est calculé automatiquement par le site. Mais le changement réel de classe des étudiants ne l'est pas. Si personne ne fait cette migration en début d'année, les étudiants restent dans leur ancienne classe indéfiniment — ce n'est jamais fait tout seul.

De plus, la nouvelle année scolaire est saisie librement au moment de la migration (pas de contrôle qui vérifie que "2025/2026" est cohérent avec la vraie année en cours) — une erreur de saisie ici n'est pas détectée automatiquement.

Procédure exacte (commandes) : EPIDOCS API — Opérations manuelles §11.

4. Suspension / réactivation d'un étudiant

Qui : Admin

Bascule immédiate (motif obligatoire à la suspension) — l'étudiant suspendu ne peut plus se connecter ni utiliser son badge de présence.

5. Correction directe d'une info étudiant

Qui : Admin (accès de base) — certains admins peuvent en plus tout corriger, y compris des champs habituellement réservés à d'autres écrans (classe, campus, suspension, statut Coding Academy)

  1. Ouvre la fiche d'un étudiant → "Modifier les informations" — le formulaire se pré-remplit avec toutes les infos déjà connues de l'étudiant (nom, ville, nationalité, parents, etc.), pas seulement une partie.
  2. Corrige un ou plusieurs champs.
  3. La civilité et la ville d'étude sont des listes à choix fermé, pas du texte libre — impossible de taper une ville qui n'existe pas.
  4. Enregistre.
  5. Si l'étudiant a déjà des documents générés, un avertissement rappelle de vérifier s'ils doivent être régénérés.

La ville d'étude doit correspondre exactement à un campus existant

Si la ville saisie ne correspond à aucun campus, le site assignait auparavant l'étudiant silencieusement au campus par défaut (Bénin) — sans prévenir personne. C'est la cause d'un vrai incident en prod. Depuis la correction, la ville d'étude ne peut plus être tapée librement : c'est une liste des villes de campus existantes.

Différent de la demande de modification faite par l'étudiant (qui nécessite une validation) — ici l'admin corrige directement, pas de validation à part son propre geste.

6. Génération d'un document

Qui : Admin

Pour un seul étudiant

  1. Recherche l'étudiant.
  2. Choisit le type de document parmi ceux autorisés pour sa classe.
  3. Génère → téléchargement automatique.

En lot (pour toute une classe)

  1. Choisit une classe et un type de document.
  2. Génère → reçoit un dossier compressé avec un document par étudiant + un résumé (réussites/erreurs).

7. Gestion des modèles de documents

Qui : Admin

Chaque type de document a un modèle par défaut, et peut avoir une version différente pour un campus précis et/ou une classe précise. Au moment de la génération, la priorité est : version campus > version classe > version par défaut.

8. Suppression d'un document généré

Qui : Admin

Supprime un document déjà généré — l'étudiant peut ensuite le régénérer. Action irréversible, confirmation demandée.

9. Intégrité des données

Qui : Admin

  1. Liste des anomalies détectées automatiquement (ex. étudiants sans campus renseigné) avec leur nombre.
  2. Détail des enregistrements concernés.
  3. Corrige une anomalie précise, ou toutes d'un coup.

De nouveaux types d'anomalies pourront être ajoutés à l'avenir sans changement de cet écran.