Flux — Campagnes d'alertes

Guide pratique : qui fait quoi, dans quel ordre. C'est le flux principal de l'outil — l'envoi d'un mail aux parents se fait uniquement via une campagne, plus d'ancien formulaire d'alerte au coup par coup. Une campagne s'appuie sur un modèle de message, sauf en mode mail libre.

1. Composer une campagne

Qui : Admin ou Pedago

1. On choisit le campus, puis les destinataires : soit une sélection précise d'étudiants, soit un groupe défini par une promotion et/ou une classe.
2. On choisit comment rédiger le message :
   • À partir d'un modèle : on sélectionne le sujet (ex. Tepitech, Roadblocks...), et l'écran affiche uniquement les champs que ce modèle attend à remplir.
   • Mail libre : on rédige soi-même l'objet et le corps du mail, sans modèle, avec au moins un destinataire (étudiants ciblés et/ou adresses email libres ajoutées à la main).
3. Si le modèle attend un fichier (des notes, des présences...), on le charge à cette étape. L'écran vérifie le fichier avant de continuer : colonnes attendues présentes, cellules vides, identifiants d'étudiants reconnus.
4. On peut ajuster le sujet, le texte, ou les variables spécifiquement pour cette campagne, sans toucher au modèle d'origine.
5. On enregistre en brouillon à tout moment pour continuer plus tard.

Un fichier définit qui reçoit vraiment le mail

Pour un modèle basé sur un fichier (notes, présences...), les destinataires réels sont les étudiants présents dans le fichier chargé, pas forcément tout le groupe ciblé au départ.

2. Vérifier avant d'envoyer

Qui : Admin ou Pedago

• Aperçu : affiche le mail tel qu'il sera reçu, avec les variables déjà remplacées.
• Simulation d'envoi : indique combien de mails partiraient et à qui, sans envoyer un seul email réel — utile pour vérifier le volume avant d'envoyer à un grand groupe.
• Des messages bloquants empêchent l'envoi tant qu'ils ne sont pas corrigés (ex. destinataire manquant, champ obligatoire vide). D'autres messages sont de simples avertissements qu'on peut choisir d'ignorer.

3. Envoyer

Qui : Admin ou Pedago pour l'envoi ; le système pour la distribution

1. Une fois l'envoi lancé, la campagne passe au statut En file d'attente.
2. Les mails ne partent pas tous en même temps : ils sont envoyés un par un, en arrière-plan, par un processus qui tourne en continu et traite la file de toutes les campagnes en cours, pas seulement celle-ci. Pour une campagne avec beaucoup de destinataires, l'envoi complet peut prendre du temps.
3. Si l'envoi d'un mail échoue (adresse invalide, boîte mail qui le rejette...), le système retente plusieurs fois, puis, si l'échec persiste, met ce mail de côté et passe au suivant — il ne reste plus bloqué à répéter indéfiniment le même mail en échec, et ne bloque donc plus les autres campagnes en attente derrière lui.
4. Une fois que tous les mails d'une campagne ont été traités : si tout est parti, elle passe au statut Envoyée ; si un ou plusieurs mails ont été mis de côté après échecs répétés, elle passe au statut Envoi partiellement échoué.

sequenceDiagram
    participant Envoyeur as Admin / Pedago
    participant Systeme as Système (file d'attente)
    participant Parent
    Envoyeur->>Systeme: Lance l'envoi de la campagne
    Systeme->>Systeme: Statut = En file d'attente
    loop Un mail à la fois (toutes campagnes confondues)
        Systeme->>Parent: Envoie un email
        alt Échec répété
            Systeme->>Systeme: Mail mis de côté, passe au suivant
        end
    end
    Systeme->>Systeme: Tout est parti → Statut = Envoyée
    Systeme->>Systeme: Sinon → Statut = Envoi partiellement échoué

Un mail mis de côté n'est pas silencieusement perdu

Un mail qui a définitivement échoué reste visible dans le détail de la campagne (voir section suivante) plutôt que d'être supprimé — il est juste sorti de la file d'attente active pour ne plus la bloquer.

4. Suivre une campagne

Qui : Toute personne connectée (lecture) ; Admin ou Pedago (actions)

• La liste des campagnes sépare l'Historique (déjà envoyées) et les Brouillons (pas encore envoyées).
• Le détail d'une campagne affiche qui a été ciblé, les valeurs remplies, les fichiers utilisés, et la chronologie de l'envoi.
• Un brouillon peut être repris, modifié ou supprimé tant qu'il n'a pas été envoyé.
• Une campagne déjà envoyée reste dans l'historique et ne peut plus être modifiée ni supprimée.

Le statut ne se met pas à jour tout seul à l'écran

La page ne se rafraîchit pas automatiquement. Si une campagne est encore « En file d'attente », il faut cliquer sur le bouton Rafraîchir (affiché quand une campagne de la page est en attente) pour voir si son statut a changé.

Le compte de mails « en attente » peut être imprécis

Dans la liste des campagnes, le nombre de mails encore « en attente » peut, pour l'instant, inclure aussi bien des mails qui vont bientôt partir que des mails déjà définitivement mis de côté après échecs répétés — cette vue ne distingue pas encore les deux. Le statut global de la campagne (Envoyée / Envoi partiellement échoué), lui, est fiable.